Effiziente Datenarchivierung und Systemstilllegung bei Schlecker

Insolvent. Licht aus. Systeme abschalten. Ganz so einfach kann und will es sich die ehemalige Drogeriekette Schlecker nicht machen. Die Geschichte der Insolvenz im Juni 2012 ist vielen aus den Medien vertraut – weniger bekannt ist jedoch, dass heute noch mehr als 30 Mitarbeiter in der Firmenzentrale am Standort Ehingen im Einsatz sind. Ihnen geht es darum, gemeinsam mit der Insolvenzverwaltung das Unter-nehmen sauber abzuwickeln. Diese Arbeit für die ehemaligen Drogeriemärkte, die Schlecker XL-Filialen und die Internetplattform Schlecker-Home-Shopping ist noch lange nicht komplett erledigt. Den Insolvenzverwaltern, Werner Schneider, Arndt Geiwitz, Patrick Wahren, ist es besonders wichtig, alle benötigten Daten sauber und langfristig für das Insolvenzgericht verfügbar zu halten. Die Daten und Informationen sollen auch dann noch zuverlässig auffindbar sein, wenn von den ursprünglichen Schlecker-Mitarbeitern niemand mehr greifbar ist. Die Verantwortlichen gehen davon aus, dass im Rahmen des Insolvenzverfahrens, für das Finanzamt sowie auch für die Rentenkasse noch lange Zeit zahlreiche Informationen vorzulegen sind. Damit diese ordnungsgemäß und konform zu Compliance-Vorschriften wie der GDPdU bereitgestellt wer-den können, unterstützt der Softwareanbieter CSP IT-Business GmbH das verbliebene Schlecker-Restabwicklungsteam als IT-Partner.

Der Aufgabenbereich der CSP erstreckt sich auf drei Bereiche:

1. Eine Datenbankarchivierung sorgt dafür, dass Altsysteme abgeschaltet werden können, dann aber unter einer einheitlichen Oberfläche jegliche Informationen aus den bisherigen Systemen noch dauerhaft abrufbar sind.
2. Zusätzlich werden auch alle E-Mails von über 1.000 Mitarbeitern der Zentrale in E-hingen archiviert, die bei der Drogeriekette beschäftigt waren.
3. Dateien und Dokumente werden auf einem für Schlecker separat gehosteten System archiviert. Über VPN können dann die Insolvenzverwalter Werner Schneider, Arndt Geiwitz, Patrick Wahren und ihr Team auf die Daten zugreifen.

Dokumentationspflichten exakt erfüllen

Oberstes Ziel ist es für die Anton Schlecker e.K.i.I., den gesetzlichen Dokumentationspflichten sehr genau nachzukommen. Weiterhin sollen auf Basis der Archivierung schnellstmöglich die laufenden Kosten reduziert werden – auch dies entspricht dem Ansatz der CSP. Weil im laufenden Betrieb von Schlecker alle Daten in den produktiven Systemen wie Navision aufbewahrt wurden und kein elektronisches Archiv für die Datenbanken bestand, übernahm der Dienstleister nun die verantwortungsvolle Aufgabe, gleich sieben verschiedene Systeme auf ihre Abschaltung vorzubereiten. Hierzu gehören neben Navision ein stark individualisiertes AS/400-System, ein Intranet-System und ein Data Warehouse von Teradata Corporation.

In den Consultants der CSP hat Schlecker Experten gefunden, die schon seit einigen Jahren auf das Application Retirement spezialisiert sind und hierzu eine praxisbewährte Vorgehensweise etabliert haben. Markus Bartsch, Leiter des Restabwicklungsteams von Schlecker: „Die Aufgabenstellung ist bei der Insolvenzabwicklung von Schlecker höchst komplex. Andere Anbieter haben uns versichert, dass es nicht gelingen könne, die Daten aus unterschiedlichen Systemen für spätere Recherchen in eine einheitliche Oberfläche zu bringen. Die CSP hat dies mit ihrem Know-how und ihrer Standardsoftware Chronos nun sehr professionell geleistet und setzt die Anforderungen dabei noch in einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis um.“

Daten aus Altsystemen einheitlich zusammenführen

Für das Projekt wurde im Frühjahr und Sommer 2013 nach einem geeigneten Partner gesucht und die Auswahl unter den verschiedenen Dienstleistern getroffen. Für CSP sprach unter anderem, dass deren Datenbankarchiv als Standardlösung sehr intuitiv bedienbar ist. Für die Recherche steht eine komfortable Oberfläche zur Verfügung, der Chronos Archive Explorer. Dieser ermöglicht es auch zukünftigen Anwendern ohne Kenntnis der Schlecker-Systemlandschaft, die Daten sehr detailreich abzufragen. Die Darstellung der Informationen erfolgt in übersichtlicher und ansprechender Weise und auch der für die Fachabteilungen wichtige Download als XLS- und IDEA-Datei ist selbstverständlich vorhanden. Auch aus einem weiteren Grund punktete die Standardlösung speziell bei diesem Projekt: Support und Hotline-Unterstützung sind kaum erforderlich, weil die Software so selbsterklärend und intuitiv nutzbar ist.

Der Softwareanbieter aus Großköllnbach erhielt den Zuschlag im Herbst 2013 für eine erste Analyse der Applikationen und startete damit, in den Fachabteilungen die Ist-Situation aufzunehmen. Hier galt es zu eruieren, welche Daten grundsätzlich in den jeweiligen Systemen vorhanden sind und welche Auswertungen und Abfragen hierzu benötigt werden. Im laufenden Prozess wurde anschließend für jedes System mit Chronos ein Datenbankarchiv entwickelt. Für die Recherche wurden Formulare, Abfragen und Berichte entworfen, mit denen sich im Archiv Informationen sehr schnell suchen und finden lassen. Diese Suchmasken werden nun zunächst gemeinsam mit den Mitarbeitern der Fachabteilungen getestet und schließlich vom Insolvenzverwalter freigegeben.

Als erstes System wird analog dieser Vorgehensweise im Juni 2014 das bisherige Data Warehouse stillgelegt, in dem Milliarden von Warenbewegungen aus den Drogeriemärkten gespeichert sind. Ab diesem Zeitpunkt wird Schlecker einen hohen Betrag sparen im Vergleich zum Weiterbetrieb des Altsystems.

Ergänzend zu den durch Chronos bereitgestellten Recherchemöglichkeiten wird als Aktenspiegel für jeden der über 150 verfügbaren elektronischen Shares aus den Systemen von den Schlecker-Mitarbeitern intern eine ausführliche Dokumentation erstellt. Auf dieser Basis lässt sich für spätere Rückfragen schneller herausfinden, welche Inhalte sich im jeweiligen Ordner befinden.

Daten langfristig erhalten – vor allem für ehemalige Mitarbeiter

Aktuell sind im Restabwicklungsteam bei Schlecker unter anderem noch Mitarbeiter aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Nebenkostenabrechnungen, Facility Management und Forderungsmanagement aktiv. Wenn in einer der Abteilungen Fragen offen sind, beispielsweise weil ehemals zuständige Mitarbeiter nicht mehr gefragt werden können, sind die Daten aus den elektronischen Systemen die wichtigste Informationsquelle. Besonders im Personalwesen wird man stark mit Anfragen konfrontiert und ist sich der Verantwortung gegenüber den früheren Mitarbeitern sehr bewusst: Aktuell sind etwa immer wieder noch neue Arbeitslosigkeits- und Verdienstbescheinigungen für ausgeschiedene Mitarbeiter auszustellen. Zusätzlich sind die Sozialversicherungsdaten relevant für Rückfragen und Meldungen an die Rentenkassen. Für die verbliebenen Schlecker-Verantwortlichen steht an oberster Stelle, dass hier auch noch in einigen Jahren im Bedarfsfall die notwendigen Daten verfügbar sind, damit ehemalige Mitarbeiter ihre Rentenansprüche geltend machen können.

Die Arbeit der CSP fand seit Projektbeginn parallel zum täglichen Betrieb statt, sodass die Mitarbeiter nicht in ihrer Arbeit behindert waren. Weil die Consultants regelmäßig vor Ort waren, konnte ein zeitnaher Austausch stattfinden. Hierauf hatten sowohl Markus Bartsch, Direktor des Restabwicklungsteams Anton Schlecker e.K.i.I. und Ihr Platz GmbH & Co. KG i. I., und Stefan Mathes von der Insolvenzverwaltung größten Wert gelegt. Zufrieden ist man auch mit dem aktuellen Projektstand: Alles lief exakt im Zeitplan. Bereits nach wenigen Monaten konnte der Dienstleister seine Maßnahmen abschließen – die Systeme werden im Anschluss sukzessive abgeschaltet, sobald keine Buchungen mehr von den Fachabteilungen vorgenommen werden müssen. Schon jetzt resümiert Bartsch: „CSP hat unter Beweis gestellt, dass sie die Prozesse von großen Unternehmen sehr gut nachempfinden können und die Systeme nicht nur stilllegen, sondern die enthaltenen Informationen auf optimale Weise bewahren. Bei einem so umfangreichen Insolvenzverfahren wie bei Schlecker ist dieses Know-how im Sinne aller Beteiligten extrem wertvoll. Im Zuge des Projekts wurde nicht nur eine Langzeitarchivierung, sondern gleichzeitig ein funktionstüchtiges Berichtswesen eingeführt, das dem Insolvenzverwalter bei der Stilllegung des Unternehmens die Arbeit erleichtert. Dass das Datenbankarchiv als einheitliches System alle bisherigen Systeme bündelt und eine zentrale Informationsplattform bietet, ist dabei besonders wertvoll.“

Datenbankarchivierung und Altsystem-Stilllegung auch für marktstarke Unternehmen interessant

Die Vorteile wie Kostenreduktion, Arbeitserleichterungen bei der Recherche und Compliance, die durch die Leistung der CSP für die Arbeit des Insolvenzverwalters entstehen, können sich im Übrigen auch marktfähige und wachstumsstarke Unternehmen erschließen. Häufig werden deren Altsysteme nur noch aufgrund der enthaltenen Daten am Leben gehalten, um bei offenen Fragen darauf zugreifen zu können. Ein Application Retirement wäre auch hier eine wirtschaftliche Lösung. Daher ist beispielweise auch bei Unternehmenszusammenschlüssen das Stilllegen von Altsystemen eine sinnvolle Maßnahme. Bartsch empfiehlt die CSP ausdrücklich als kompetenten und zuverlässigen Partner: „Jedes Unternehmen ist gut beraten, sich mit den Potenzialen der Datenbank-Archivierung auseinander zu setzen. Es lohnt sich, auf dieser Basis ein Konzept für die nächsten Jahrzehnte zu entwickeln, welches dem Geschäftsbetrieb den notwendigen Rückhalt bietet.“